Υπάρχει ακόμη μια ευρέως διαδεδομένη αντίληψη ότι οι εικονικοί βοηθοί παρέχουν μόνο βασικές υπηρεσίες όπως κρατήσεις (πτήσεις, διαμονή, χώρος εκδηλώσεων, κ.λπ.), ότι ασχολούνται με τυπικές, επαναλαμβανόμενες εργασίες (π.χ. ανάρτηση, ενημέρωση πληροφοριών σε ιστότοπους) ή επεξεργασία δεδομένων με ημι- αυτοματοποιημένο τρόπο που βασίζεται σε προκαθορισμένα σενάρια. Τέτοια καθήκοντα φαίνονται μάλλον αποθαρρυντικά όσον αφορά τον προγραμματισμό μιας σταδιοδρομίας, ειδικά όταν συνδυάζονται με την ανάγκη για έναν VA να δημιουργήσει τη δική του «επιχείρηση» και την προκύπτουσα πλήρη ευθύνη για τις λειτουργίες της (λογιστική, φόροι, πληρωμές κοινωνικής ασφάλισης κ.λπ.).
Λαμβάνοντας υπόψη την παραπάνω κοινή αντίληψη, αξίζει να αναρωτηθούμε: θα πρέπει οι οργανισμοί ΕΕΚ να προωθούν αυτόν τον τρόπο διαδικτυακής εργασίας και να παρέχουν ευκαιρίες μάθησης σε υποψήφιους εικονικούς βοηθούς; Ας απαντήσουμε πρώτα σε ορισμένες απλούστερες ερωτήσεις πριν πούμε ξεκάθαρα ΝΑΙ ή ΟΧΙ.
Είναι επάγγελμα ο Εικονικός Βοηθός;
Μια σειρά από περιγραφές θέσεων εργασίας που είναι διαθέσιμες στο Διαδίκτυο υποδηλώνουν ότι ο VA είναι ένα καλά καθορισμένο και αναγνωρισμένο επάγγελμα. Ωστόσο, όταν κοιτάξουμε πιο προσεκτικά αυτούς τους ορισμούς, περιγράφουν τον εικονικό βοηθό ως «αυτοαπασχολούμενο εργαζόμενο που ειδικεύεται στην προσφορά διοικητικών υπηρεσιών σε πελάτες από μια απομακρυσμένη τοποθεσία, συνήθως ένα γραφείο στο σπίτι. Οι τυπικές εργασίες που μπορεί να εκτελέσει ένας εικονικός βοηθός περιλαμβάνουν τον προγραμματισμό ραντεβού, την πραγματοποίηση τηλεφωνικών κλήσεων, την οργάνωση ταξιδιών και τη διαχείριση λογαριασμών email.” (https://www.investopedia.com/terms/v/virtual-assistant.asp)
Αυτοί οι ορισμοί είναι μάλλον γενικοί και η λίστα των τυπικών εργασιών που παρέχει ένας VA καθιστά δύσκολη τη διάκριση ενός VA από έναν γραμματέα που εργάζεται στο διαδίκτυο.
Πραγματικά, το ESCO (European Skills, Competences, Qualifications and Occupations) που είναι η ευρωπαϊκή πολυγλωσσική ταξινόμηση δεξιοτήτων, ικανοτήτων, προσόντων και επαγγελμάτων δεν αναγνωρίζει τον εικονικό βοηθό ως συγκεκριμένο επάγγελμα. Για να είναι ένας βοηθός ταξινομημένο επάγγελμα, η θέση εργασίας πρέπει να είναι πιο συγκεκριμένα (π.χ. βοηθός πωλήσεων, βοηθός προώθησης, βοηθός σύνταξης – όλα έχουν κωδικό επαγγέλματος ESCO).
Άλλες ταξινομήσεις θέσεων εργασίας επικεντρώνονται επίσης στο περιεχόμενο του τι κάνει ένας εργαζόμενος. Για παράδειγμα, το ISCO (The International Classification of Occupations) ορίζει μια εργασία ως «ένα σύνολο καθηκόντων και καθηκόντων που εκτελούνται ή προορίζονται να εκτελεστούν από ένα άτομο, συμπεριλαμβανομένου του εργοδότη ή της αυτοαπασχόλησης». Προφανώς, η λίστα των πιθανών εργασιών για έναν εικονικό βοηθό είναι πολύ μεγάλη για να χωρέσει τέτοιες κατηγορίες ταξινόμησης.
Θα πρέπει λοιπόν να δούμε πώς λειτουργούν οι εικονικοί βοηθοί για να δούμε αν ξεχωρίζουν ως ένα ξεχωριστό επάγγελμα για το οποίο μπορεί να προσφερθεί συγκεκριμένη εκπαίδευση.
Πώς δουλεύουν οι εικονικοί βοηθοί;
Ας επισημάνουμε εν συντομία τα χαρακτηριστικά του συγκεκριμένου τρόπου εργασίας που μπορεί να βοηθήσει στη διάκριση των εικονικών βοηθών από άλλα επαγγέλματα.
- Διαδικτυακά
Αυτό είναι το πιο χαρακτηριστικό γνώρισμα της δουλειάς ενός VA όπως φέρεται στο όνομά του: εννοούμε εδώ «εικονική» εργασία, από απόσταση, όχι στο φυσικό γραφείο της εταιρείας, πρόσωπο με πρόσωπο.
- Ανεξάρτητα
Οι εικονικοί βοηθοί δεν είναι υπάλληλοι, είναι αυτοαπασχολούμενοι. Εργάζονται ως ελεύθεροι επαγγελματίες και μπορούν να επιλέξουν τους πελάτες τους και να διαπραγματευτούν τις εργασίες που θέλουν να εκτελέσουν οι ίδιοι.
- Αυτοδιαχειριζόμενα
Το να είσαι ανεξάρτητος οδηγεί στην πρόκληση του να πρέπει να οργανώνεις τη δική σου δουλειά και να παίρνεις την πλήρη ευθύνη για τις λειτουργίες της δικής σου επιχείρησης.
- Με πολλές εργασίες ταυτόχρονα
Αυτό είναι αναπόφευκτο ακόμη και στην περίπτωση των VA που παρέχουν πολύ εξειδικευμένες υπηρεσίες. Το να δουλέψει μόνος του σημαίνει ότι πρέπει να φροντίσουν πολλές πτυχές της επιχείρησής τους που θα μπορούσαν να ανατεθούν σε διαφορετικούς υπαλλήλους σε μια μεγαλύτερη εταιρεία.
- Επικοινωνιακά
Οι ανθρώπινες αλληλεπιδράσεις διενεργούνται (ακόμα) πρωτίστως πρόσωπο με πρόσωπο. Η δυνατότητα διατήρησης αποτελεσματικής επικοινωνίας μόνο με τα διαδικτυακά εργαλεία θέτει μια ιδιαίτερη επικοινωνιακή πρόκληση σε κάθε εικονικό βοηθό.
Τι προσόντα πρέπει να αποκτήσουν οι VA;
Πρώτα απ ‘όλα θα πρέπει να είναι ειδικευμένοι στον συγκεκριμένο τομέα των υπηρεσιών τους. Ο κατάλογος είναι πολύ μεγάλος καθώς μπορεί να παρασχεθεί εικονική βοήθεια σε εταιρείες σε ένα ευρύ φάσμα τομέων. Ως εκ τούτου, θα πρέπει να εξετάσουμε εδώ μόνο ένα υποδειγματικό σύνολο ικανοτήτων σχετικών με όλες τις VA που προκύπτουν από τον χαρακτηριστικό τρόπο της εργασίας τους που περιγράφεται παραπάνω.
- Ψηφιακές δεξιότητες
- Προαπαιτούμενες δεξιότητες: βασικές αρχές της χρήσης ψηφιακων εργαλείων (εμπιστοσύνη στη χρήση διαδικτυακών εργαλείων με αποτελεσματικό και ασφαλή τρόπο)
- Χειρισμός διαδικτυακού περιεχομένου (π.χ. μηχανές αναζήτησης, χρήση περιεχομένου σε διάφορες συσκευές)
- Δεξιότητες λογισμικού (π.χ. ικανότητα στη χρήση επεξεργαστών κειμένου)
- Δεξιότητες εφαρμογής (π.χ. αποθήκευση cloud, εφαρμογές Google)
- Δεξιότητες δικτύου (π.χ.VPNs)
- Δεξιότητες αυτοαπασχόλησης
- Νομικά ζητήματα (π.χ. καθεστώς ελεύθερου επαγγελματία, φόροι και πληρωμές κοινωνικής ασφάλισης, λογιστικά)
- Επιχειρηματικός σχεδιασμός (π.χ. διάρθρωση επιχειρηματικού σχεδίου, πρόβλεψη οικονομικών ροών)
- Μάρκετινγκ (π.χ. δεξιότητες δικτύωσης, καμπάνιες μέσων κοινωνικής δικτύωσης)
- Οργανωτικές δεξιότητες
- Διαχείριση χρόνου (π.χ. προγραμματισμός χρονοδιαγραμμάτων, βελτίωση της ροής εργασιών)
- Φυσική οργάνωση (πώς να στήσετε ένα γραφείο στο σπίτι, μια πρόκληση για πολλούς VA που εργάζονται στο ίδιο μέρος όπου ζουν)
- Εξισορρόπηση εργασίας και ελεύθερου χρόνου (σημαντικό για να μην υπάρξει υπερφόρτωση)
- Ικανότητες πολλαπλών εργασιών
- Απόδοση προτεραιότητας (ιδιαίτερα σημαντική εν μέσω διαφόρων εργασιών που ανατίθενται σε VA από διαφορετικούς πελάτες)
- Μείωση των αντιπερισπασμών (πνευματικά και σωματικά)
- Δεξιότητες συγκέντρωσης (προσοχή στη λεπτομέρεια, πώς να εξασκείτε την προσοχή στην εργασία)
- Επικοινωνιακές δεξιότητες
- Κατανόηση του προσωπικού σας στυλ επικοινωνίας και του τρόπου με τον οποίο μπορεί να ταιριάζει στις διαδικτυακές αλληλεπιδράσεις
- Χρήση διαφορετικών διαδικτυακών πλατφορμών επικοινωνίας (π.χ. Slack, μέσα κοινωνικής δικτύωσης)
- Διαπραγματευτικές δεξιότητες (π.χ. ενεργητική ακρόαση, πώς να πείτε ΟΧΙ)
Προφανώς, η παραπάνω ραχοκοκαλιά ενός εκπαιδευτικού προγράμματος είναι μόνο ένα μάλλον γενικό προσχέδιο. Εάν συγκεκριμενοποιηθεί και παραδοθεί από έναν οργανισμό ΕΕΚ, σίγουρα θα καλύπτει τις πιο βασικές δεξιότητες που χρειάζονται όλες οι VA για να εισέλθουν σε αυτήν την αναπτυσσόμενη αγορά διαδικτυακών υπηρεσιών.
Παραπομπές:
Investopedia, Virtual Assistant https://www.investopedia.com/terms/v/virtual-assistant.asp
ESCO: The multilingual classification of European Skills, Competences, and Occupations https://ec.europa.eu/esco/
The International Classification of Occupations https://ilostat.ilo.org/resources/concepts-and-definitions/classification-occupation/
EURES https://ec.europa.eu/eures
