Sigue existiendo una percepción generalizada de que los asistentes virtuales (AV) sólo prestan servicios básicos como la reserva (de vuelos, alojamiento, lugar de celebración de eventos, etc.), la realización de tareas estándar y repetitivas (por ejemplo, la publicación o la actualización de información en sitios web) o el procesamiento de datos de forma semiautomatizada sobre la base de escenarios predefinidos. Estas tareas parecen más bien desalentadoras a la hora de planificar una carrera profesional, sobre todo si se combinan con la necesidad de que un AV cree su propia «empresa» y la consiguiente responsabilidad total de sus operaciones (contabilidad, impuestos, pagos a la seguridad social, etc.).
A la vista de esta percepción común, cabe preguntarse: ¿deberían las organizaciones de FP promover esta modalidad de trabajo en línea y ofrecer oportunidades de aprendizaje a los futuros asistentes virtuales? Respondamos primero a una serie de preguntas más sencillas antes de decir claramente SÍ o NO.
¿Es el asistente virtual una profesión?
Varias descripciones de puestos de trabajo disponibles en Internet sugieren que el asistente virtual es una profesión bien definida y reconocida. Sin embargo, cuando examinamos más detenidamente estas definiciones, describen al asistente virtual como «un trabajador autónomo especializado en ofrecer servicios administrativos a clientes desde una ubicación remota, normalmente una oficina en casa». Las tareas típicas que puede realizar un asistente virtual son programar citas, hacer llamadas telefónicas, organizar viajes y gestionar cuentas de correo electrónico». (https://www.investopedia.com/terms/v/virtual-assistant.asp)
Estas definiciones son bastante genéricas y la lista de tareas típicas de un AV que ofrecen hace difícil distinguir a un AV de una secretaria que trabaja en línea.
De hecho, la ESCO (European Skills, Competences, Qualifications and Occupations), que es la clasificación europea multilingüe de habilidades, competencias, cualificaciones y ocupaciones, no reconoce al asistente virtual como una ocupación específica. Para que un asistente sea una ocupación clasificada, el trabajo debe calificarse de forma más concreta (por ejemplo, asistente de ventas, asistente de promoción, asistente editorial, todos tienen un código de ocupación ESCO).
Otras clasificaciones de empleos también se centran en el contenido de lo que hace un trabajador. Por ejemplo, la CIUO (Clasificación Internacional de Ocupaciones) define un puesto de trabajo como «un conjunto de tareas y deberes realizados, o destinados a ser realizados, por una persona, incluso para un empleador o por cuenta propia». Obviamente, la lista de posibles tareas de un asistente virtual es demasiado larga para encajar en esas categorías de clasificación.
Por ello, debemos analizar más bien cómo trabajan los asistentes virtuales para ver si se distinguen como una profesión distinta para la que se puede ofrecer una formación específica.
¿Cómo trabajan los asistentes virtuales?
Señalemos brevemente las características del modo de trabajo específico que pueden ayudar a distinguir a los asistentes virtuales de otras ocupaciones.
- En línea
Este es el rasgo más característico del trabajo del AV tal y como se transmite en su nombre: nos referimos aquí al trabajo «virtual», a distancia, no en la oficina física de la empresa.
- Independiente
Los asistentes virtuales no son empleados, son autónomos. Trabajan como autónomos y pueden elegir a sus clientes y negociar las tareas que quieren realizar ellos mismos.
- Autogestionados
Ser independiente conlleva el reto de tener que organizar el propio trabajo y asumir toda la responsabilidad de las operaciones de su propio negocio.
- Multitarea
Esto es inevitable incluso en el caso de los AV que prestan servicios muy especializados. Trabajar por su cuenta significa que tienen que ocuparse de muchos aspectos de su negocio que podrían ser delegados a diferentes empleados en una empresa más grande.
- Comunicación
Las interacciones humanas son (todavía) principalmente cara a cara. Ser capaz de mantener una comunicación eficaz sólo con las herramientas online supone un reto comunicativo particular para cada asistente virtual.
¿Qué cualificaciones deben tener los asistentes virtuales?
En primer lugar, deben estar capacitadas en el ámbito concreto de sus servicios. La lista es muy larga, ya que la asistencia virtual puede prestarse a las empresas en una amplia gama de campos. Por lo tanto, debemos considerar aquí sólo un conjunto ejemplar de competencias relevantes para todas los AVs que resultan del modo característico de su trabajo descrito anteriormente.
- Competencias digitales
- Competencias previas: fundamentos del uso de la digitecnia (confianza en el uso de las herramientas en línea de forma eficiente y segura)
- Manejo de contenidos en línea (por ejemplo, motores de búsqueda, uso de contenidos a través de varios dispositivos)
- Habilidades de software (por ejemplo, dominio en el uso de procesadores de texto)
- Conocimientos de aplicaciones (por ejemplo, almacenamiento en la nube, aplicaciones de Google)
- Habilidades de red (por ejemplo, VPNs)
- Habilidades de autoempleo
- Cuestiones legales (por ejemplo, estatus de autónomo, impuestos y pagos a la seguridad social, contabilidad)
- Planificación empresarial (por ejemplo, estructuración de un plan de negocio, previsión del flujo de caja)
- Marketing (por ejemplo, habilidades de creación de redes, campañas en las redes sociales)
- Habilidades organizativas
- Gestión del tiempo (por ejemplo, planificación de horarios, mejora del flujo de trabajo)
- Organización física (cómo montar una oficina en casa, un reto para muchos AV que trabajan en el mismo lugar donde viven)
- Equilibrar el trabajo y el tiempo libre (importancia de no trabajar en exceso y quemarse)
- Habilidades multitarea
- Establecer prioridades (especialmente importante en medio de varias tareas delegadas a las AV por diferentes clientes)
- Reducir las distracciones (mental y físicamente)
- Habilidades de concentración (atención a los detalles, cómo practicar la atención plena en el trabajo)
- Habilidades de comunicación
- Entender su estilo de comunicación personal y cómo puede encajar en las interacciones online
- Uso de diferentes plataformas de comunicación online (por ejemplo, Slack, redes sociales)
- Habilidades de negociación (por ejemplo, escucha activa, cómo decir NO)
Obviamente, la anterior columna vertebral de un programa de formación es solo un borrador bastante general. Si se concreta y es impartido por una organización de EFP, sin duda abordará las habilidades más esenciales que todas los AV necesitan para entrar en este creciente mercado de servicios en línea.
Referencias:
Investopedia, Virtual Assistant https://www.investopedia.com/terms/v/virtual-assistant.asp
ESCO: The multilingual classification of European Skills, Competences, and Occupations https://ec.europa.eu/esco/
The International Classification of Occupations https://ilostat.ilo.org/resources/concepts-and-definitions/classification-occupation/
EURES https://ec.europa.eu/eures
