Es besteht immer noch die weit verbreitete Vorstellung, dass virtuelle Fachkräfte nur grundlegende Dienstleistungen wie Buchungen (Flüge, Unterkünfte, Veranstaltungsorte usw.), die Erledigung sich wiederholender Standardaufgaben (z. B. das Einstellen und Aktualisieren von Informationen auf Websites) oder die halbautomatische Verarbeitung von Daten auf der Grundlage vordefinierter Szenarien anbieten. Solche Aufgaben erscheinen im Hinblick auf die Karriereplanung eher entmutigend, insbesondere wenn man bedenkt, dass ein VA sein eigenes „Unternehmen“ gründen muss und damit die volle Verantwortung für dessen Betrieb trägt (Buchhaltung, Steuern, Sozialversicherungszahlungen usw.).
In Anbetracht der oben genannten allgemeinen Auffassung stellt sich die Frage: Sollten Berufsbildungseinrichtungen diese Art der Online-Arbeit fördern und Lernmöglichkeiten für angehende virtuelle Assistenten und Assistentinnen anbieten? Lassen Sie uns zunächst eine Reihe von einfacheren Fragen beantworten, bevor wir eindeutig JA oder NEIN sagen.
Ist die virtuelle Assistenz ein Beruf?
Eine Reihe von Stellenbeschreibungen, die im Internet zu finden sind, lassen vermuten, dass es sich bei der virtuellen Assistenz um einen klar definierten und anerkannten Beruf handelt. Bei näherer Betrachtung dieser Definitionen wird die Fachkraft jedoch als “ eine selbständige Arbeitskraft, die sich darauf spezialisiert hat, Kunden von einem entfernten Standort aus, in der Regel einem Heimbüro, administrative Dienstleistungen anzubieten“ beschrieben. Zu den typischen Aufgaben einer virtuellen Assistentin oder eines virtuellen Assistenten gehören die Planung von Terminen, das Führen von Telefonaten, die Organisation von Reisen und die Verwaltung von E-Mail-Konten.“ (https://www.investopedia.com/terms/v/virtual-assistant.asp)
Diese Definitionen sind recht allgemein gehalten und die Liste der typischen Aufgaben macht es schwierig, eine virtuelle Assistenz von einer online arbeitenden Bürokraft zu unterscheiden.
In der Tat erkennt die ESCO (European Skills, Competences, Qualifications and Occupations), die europäische mehrsprachige Klassifizierung von Fähigkeiten, Kompetenzen, Qualifikationen und Berufen, die virtuelle Assistenz nicht als spezifischen Beruf an. Damit eine Assistenz als Beruf klassifiziert werden kann, muss die Tätigkeit konkreter qualifiziert werden (z. B. Verkaufsassistenz, Promotionassistenz, Redaktionsassistenz – alle haben einen ESCO-Berufscode).
Andere Berufsklassifikationen konzentrieren sich ebenfalls auf den Inhalt dessen, was eine Arbeitskraft tut. So definiert die ISCO (Internationale Klassifikation der Berufe) einen Arbeitsplatz als „eine Reihe von Aufgaben und Pflichten, die von einer Person ausgeführt werden oder ausgeführt werden sollen, auch für einen Arbeitgeber oder als Selbstständiger“. Offensichtlich ist die Liste der möglichen Aufgaben einer virtuellen Assistenz zu lang, um in solche Klassifizierungskategorien zu passen.
Daher sollten wir uns lieber ansehen, wie virtuelle Assistenten und Assistentinnen arbeiten, um festzustellen, ob sie einen eigenständigen Beruf darstellen, für den eine spezifische Ausbildung angeboten werden kann.
Wie arbeiten virtuelle Assistenten und Assistentinnen?
Lassen Sie uns kurz auf die Merkmale der spezifischen Arbeitsweise eingehen, die dazu beitragen können, virtuelle Assistenz von anderen Berufen zu unterscheiden.
- Online
Dies ist das charakteristischste Merkmal der Arbeit der virtuellen Assistenz, wie es auch in seinem Namen zum Ausdruck kommt: Es handelt sich um eine „virtuelle“ Arbeit aus der Ferne, nicht im physischen Büro des Unternehmens, von Angesicht zu Angesicht.
- Unabhängig
Virtuelle Assistenten und Assistentinnen sind keine Angestellten – sie sind selbständig. Sie arbeiten freiberuflich und können sich ihre Kundschaft aussuchen und die Aufgaben, die sie erledigen wollen, selbst aushandeln.
- Selbstständigkeit
Die Selbständigkeit bringt die Herausforderung mit sich, die eigene Arbeit zu organisieren und die volle Verantwortung für den Betrieb des eigenen Unternehmens zu übernehmen.
- Multitasking
Dies ist unvermeidlich, selbst bei VAs, die sehr spezialisierte Dienstleistungen anbieten. Selbstständig zu arbeiten bedeutet, dass sie sich um viele Aspekte ihrer Tätigkeit kümmern müssen, die in einem größeren Unternehmen an verschiedene Mitarbeitende delegiert werden könnten.
- Kommunikation
Menschliche Interaktionen finden (noch) hauptsächlich von Angesicht zu Angesicht statt. Eine effektive Kommunikation nur mit Online-Tools aufrechterhalten zu können, stellt eine besondere kommunikative Herausforderung für jede virtuelle Assistenz dar.
Welche Qualifikationen sollten VAs haben?
Zunächst einmal sollten sie in dem jeweiligen Bereich, in dem sie ihre Dienste anbieten, qualifiziert sein. Die Liste ist sehr lang, da virtuelle Unterstützung für Unternehmen in einer Vielzahl von Bereichen angeboten werden kann. Wir sollten daher hier nur eine beispielhafte Reihe von Kompetenzen betrachten, die für alle VAs relevant sind und sich aus der oben beschriebenen charakteristischen Arbeitsweise ergeben.
- Digitale Kompetenzen
- Grundlegende Fähigkeiten: Grundlagen der Nutzung von Digitaltechnik (Selbstvertrauen im Umgang mit Online-Tools auf effiziente und sichere Weise)
- Umgang mit Online-Inhalten (z. B. Suchmaschinen, Nutzung von Inhalten über verschiedene Geräte hinweg)
- Softwarekenntnisse (z. B. Beherrschung von Textverarbeitungsprogrammen)
- Anwendungskenntnisse (z. B. Cloud-Speicher, Google-Apps)
- Netzwerkkenntnisse (z. B. VPNs)
- Kompetenzen für die Selbstständigkeit
- Rechtliche Fragen (z. B. Freiberuflerstatus, Steuern und Sozialversicherung, Buchhaltung)
- Geschäftsplanung (z. B. Strukturierung eines Geschäftsplans, Cashflow-Prognose)
- Marketing (z. B. Netzwerkfähigkeiten, Kampagnen in den sozialen Medien)
- Organisatorische Fähigkeiten
- Zeitmanagement (z. B. Planung von Zeitplänen, Verbesserung von Arbeitsabläufen)
- Räumliche Organisation (wie richtet man ein Heimbüro ein, eine Herausforderung für viele VAs, die am selben Ort arbeiten, an dem sie wohnen)
- Gleichgewicht zwischen Arbeit und Freizeit (wichtig, um nicht zu überarbeiten und auszubrennen)
- Multitasking-Fähigkeiten
- Prioritäten setzen (besonders wichtig inmitten der verschiedenen Aufgaben, die den VAs von verschiedenen Kunden übertragen werden)
- Verringerung von Ablenkungen (geistig und körperlich)
- Konzentrationsfähigkeit (Aufmerksamkeit für Details, Achtsamkeit bei der Arbeit üben)
- Kommunikationsfähigkeiten
- Verstehen des persönlichen Kommunikationsstils und wie er zu Online-Interaktionen passen kann
- Nutzung verschiedener Online-Kommunikationsplattformen (z. B. Slack, soziale Medien)
- Verhandlungsgeschick (z. B. aktives Zuhören, NEIN sagen)
Natürlich ist das obige Grundgerüst eines Schulungsprogramms nur ein recht allgemeiner Entwurf. Wenn es von einer Berufsbildungseinrichtung konkretisiert und durchgeführt wird, wird es sicherlich die wichtigsten Fähigkeiten ansprechen, die alle VAs benötigen, um in diesen wachsenden Markt der Online-Dienste einzutreten.
Referenzen:
Investopedia, Virtual Assistant https://www.investopedia.com/terms/v/virtual-assistant.asp
ESCO: The multilingual classification of European Skills, Competences, and Occupations https://ec.europa.eu/esco/
The International Classification of Occupations https://ilostat.ilo.org/resources/concepts-and-definitions/classification-occupation/
EURES https://ec.europa.eu/eures
