Wciąż powszechne jest postrzeganie wirtualnych asystentów jako świadczących jedynie podstawowe usługi, takie jak rezerwacje (lotów, noclegów, miejsc na imprezy itp.), zajmujących się standardowymi, powtarzalnymi zadaniami (np. umieszczanie, aktualizowanie informacji na stronach internetowych) czy przetwarzających dane w sposób półautomatyczny na podstawie wcześniej zdefiniowanych scenariuszy. Takie zadania wydają się raczej zniechęcające w kontekście planowania kariery zawodowej, zwłaszcza w połączeniu z koniecznością założenia przez VA własnej „firmy” i wynikającą z tego pełną odpowiedzialnością za jej funkcjonowanie (księgowość, podatki, opłaty ZUS itp.).
W związku z powyższym powszechnym postrzeganiem warto zadać pytanie: czy organizacje VET powinny promować ten tryb pracy online i zapewniać możliwości nauki dla przyszłych wirtualnych asystentów? Zanim jednoznacznie powiemy TAK lub NIE, odpowiedzmy najpierw na kilka prostszych pytań.
Czy Wirtualny Asystent to zawód?
Szereg opisów stanowisk pracy dostępnych w Internecie sugeruje, że VA jest dobrze zdefiniowanym i uznanym zawodem. Jednak, gdy przyjrzymy się bliżej tym definicjom, opisują one wirtualnego asystenta jako „samozatrudnionego pracownika, który specjalizuje się w oferowaniu usług administracyjnych klientom ze zdalnej lokalizacji, zwykle z domowego biura. Typowe zadania, jakie może wykonywać wirtualny asystent, obejmują planowanie spotkań, wykonywanie połączeń telefonicznych, organizowanie podróży i zarządzanie kontami e-mail.” (https://www.investopedia.com/terms/v/virtual-assistant.asp)
Takie definicje są dość ogólne, a lista typowych zadań VA, które wymieniają, sprawiają, że trudno odróżnić VA od sekretarki pracującej online.
Rzeczywiście, ESCO (European Skills, Competences, Qualifications and Occupations), czyli europejska wielojęzyczna klasyfikacja umiejętności, kompetencji, kwalifikacji i zawodów, nie uznaje wirtualnego asystenta za konkretny zawód. Aby asystent był sklasyfikowanym zawodem, praca musi być zakwalifikowana bardziej konkretnie (np. asystent sprzedaży, asystent promocji, asystent redakcji – wszystkie mają kod zawodu ESCO).
Inne klasyfikacje zawodów również skupiają się na treści tego, co robi pracownik. Na przykład ISCO (The International Classification of Occupations) definiuje pracę jako „zestaw zadań i obowiązków wykonywanych lub przeznaczonych do wykonywania przez jedną osobę, w tym dla pracodawcy lub na własny rachunek”. Oczywiście lista możliwych zadań dla wirtualnego asystenta jest zbyt długa, by zmieścić się w takich kategoriach klasyfikacyjnych.
Powinniśmy więc raczej przyjrzeć się temu, jak pracują wirtualni asystenci, aby sprawdzić, czy wyróżniają się jako odrębny zawód, dla którego można zaoferować konkretne szkolenia.
Jak pracują Wirtualni Asystenci?
Wskażmy pokrótce cechy charakterystyczne dla specyficznego trybu pracy, które mogą pomóc w odróżnieniu wirtualnych asystentów od innych zawodów.
- Online
Jest to najbardziej charakterystyczna cecha pracy VA oddana w nazwie: mamy tu na myśli pracę „wirtualną”, na odległość, a nie w fizycznym biurze firmy, f2f.
- Niezależność
Wirtualni asystenci nie są pracownikami, są samozatrudnieni. Pracują jako freelancerzy i mogą wybierać swoich klientów oraz negocjować zadania, które chcą wykonywać samodzielnie.
- Samodzielne zarządzanie
Bycie niezależnym prowadzi do wyzwania, jakim jest konieczność zorganizowania własnej pracy i wzięcia pełnej odpowiedzialności za działania własnego biznesu.
- Multitasking
Jest to nieuniknione nawet w przypadku VA, którzy świadczą bardzo specjalistyczne usługi. Praca na własną rękę oznacza, że muszą oni dbać o wiele aspektów działalności, które w większej firmie mogłyby być oddelegowane do różnych pracowników.
- Komunikatywność
Interakcje międzyludzkie są (wciąż) przede wszystkim twarzą w twarz. Możliwość utrzymywania efektywnej komunikacji tylko za pomocą narzędzi internetowych stawia przed każdym wirtualnym asystentem szczególne wyzwanie komunikacyjne.
Jakie kwalifikacje powinni zdobyć VA?
Przede wszystkim powinni być wykwalifikowani w danej dziedzinie swoich usług. Lista jest bardzo długa, gdyż wirtualna pomoc może być świadczona firmom w bardzo wielu dziedzinach. Należy więc rozważyć tutaj jedynie przykładowy zestaw kompetencji istotnych dla wszystkich VA, wynikających z opisanego powyżej charakterystycznego trybu ich pracy.
- Umiejętności cyfrowe
- Umiejętności wstępne: podstawy korzystania z technologii cyfrowej (pewność korzystania z narzędzi internetowych w skuteczny i bezpieczny sposób)
- Obsługa treści online (np. wyszukiwarki, korzystanie z treści na różnych urządzeniach)
- Umiejętności w zakresie oprogramowania (np. biegłość w posługiwaniu się edytorami tekstów)
- Umiejętność korzystania z aplikacji (np. cloud storage, Google apps)
- Umiejętności pracy w sieci (np. VPN)
- Umiejętności związane z samozatrudnieniem
- Kwestie prawne (np. status freelancera, podatki i płatności ZUS, księgowość)
- Planowanie biznesowe (np. konstruowanie biznesplanu, prognozowanie przepływów pieniężnych)
- Marketing (np. umiejętności nawiązywania kontaktów, kampanie w mediach społecznościowych)
- Umiejętności organizacyjne
- Zarządzanie czasem (np. planowanie harmonogramów, poprawa organizacji pracy)
- Fizyczna organizacja (jak skonfigurować biuro domowe, wyzwanie dla wielu VAs pracujących w tym samym miejscu, gdzie mieszkają)
- Równoważenie pracy i czasu wolnego (jak nie przepracować się i nie wypalić)
- Umiejętność pracy wielozadaniowej
- Ustalanie priorytetów (szczególnie ważne wśród różnych zadań delegowanych do VA przez różnych klientów)
- Ograniczenie rozpraszania uwagi (psychicznie i fizycznie)
- Umiejętności koncentracji (uwaga na szczegóły, jak praktykować mindfulness w pracy)
- Umiejętności komunikacyjne
- Zrozumienie swojego osobistego stylu komunikacji i tego, jak może on pasować do interakcji online
- Korzystanie z różnych platform komunikacji online (np. Slack, media społecznościowe)
- Umiejętności negocjacyjne (np. aktywne słuchanie, jak mówić NIE)
Oczywiście powyższy szkielet programu szkoleniowego jest tylko dość ogólnym szkicem. Jeśli zostanie on skonkretyzowany i przeprowadzony przez organizację VET, z pewnością będzie dotyczył najważniejszych umiejętności, których potrzebują wszyscy VA, aby wejść na ten rosnący rynek usług online.
Referencje:
Investopedia, Virtual Assistant https://www.investopedia.com/terms/v/virtual-assistant.asp
ESCO: The multilingual classification of European Skills, Competences, and Occupations https://ec.europa.eu/esco/
The International Classification of Occupations https://ilostat.ilo.org/resources/concepts-and-definitions/classification-occupation/
EURES https://ec.europa.eu/eures
