Asistentes administrativos: ¿Cómo superar la procrastinación?

¿Qué es la procrastinación?

Antes de empezar, es importante aclarar qué es exactamente la procrastinación y qué no lo es. Las funciones de los asistentes administrativos exigen una gran gestión del tiempo, concentración y capacidad para realizar varias tareas a la vez. La procrastinación es el enemigo. Muchas personas confunden la procrastinación con la pereza. Esta concepción no es útil y puede alimentar aún más la procrastinación. El miedo al fracaso, un menor sentido de la competencia y la falta de interés pueden impedir la realización de tareas aparentemente fáciles. Una lista de tareas abrumadora, unos plazos ambiguos y una retroalimentación limitada pueden alimentar aún más la procrastinación. La procrastinación tiene muchas causas. Afortunadamente, también hay muchas soluciones.

Estrategias para superar la procrastinación:

  1. Reconocer que se está procrastinando

Es fácil, al priorizar las tareas, convencernos de que las tareas tediosas son menos importantes. Sin quererlo, puede que busquemos tareas adicionales para empujar las tareas desagradables hacia abajo en la lista. En última instancia, esto conduce al estrés y al pánico, ya que las tareas se dejan para el último momento. Esto refuerza aún más nuestra ideología de que estas tareas deben ser temidas. Reconocer que estamos evitando una tarea es el primer paso para completarla.

  1. Explore las causas de su procrastinación

Tómese unos minutos para identificar sus barreras. ¿Tiene miedo de fracasar o de no completar la tarea a la perfección? ¿Se ha explicado claramente la tarea y su plazo? ¿Le parece que la tarea no es importante o carece de valor? ¿Has pasado por un momento estresante al completar la tarea y esto te ha desanimado? Una vez identificadas las barreras, puedes empezar a poner en marcha estrategias para superarlas.

  1. Desafía el pensamiento inútil de frente

El perfeccionismo y el pensamiento hipercrítico son factores comunes que permiten la procrastinación. Identifique y etiquete estos pensamientos como inútiles. Reformule lo que significa completar una tarea con éxito y visualice cómo se sentirá cuando la haya completado. A veces, la procrastinación puede ser una señal de que puede tener problemas con su salud mental en general. Si este es el caso, busque apoyo y no luche solo.

  1. Proteja su tiempo

La distracción es un factor clave en la procrastinación. Ponga su teléfono en silencio y avise a sus compañeros de sus horarios protegidos para tareas específicas. Con menos distracciones podrás centrar mejor tu atención. Esto garantiza que la tarea no se alargue innecesariamente y mejora la satisfacción de la misma.

  1. Trabaja con inteligencia

Antes de empezar, tómate tu tiempo para desglosar la tarea y planificar una estrategia. Esto garantiza un trabajo inteligente y reduce las pérdidas de tiempo innecesarias. No hay nada peor que completar una tarea de forma incorrecta y tener que repetirla de nuevo.

  1. Utiliza un compañero para rendir cuentas

Si te cuesta mantener tu propia responsabilidad, desarrolla un sistema de compañeros al final del día. Al final del día, tómense unos minutos para compartir las tareas que han planificado y realizado ese día. Esto puede reforzar la moral y proporcionar un cierre positivo a la jornada laboral.

  1. El refuerzo positivo es la clave.

Como seres humanos, tenemos una necesidad innata de recibir recompensas. Divida su lista de tareas en intervalos de tiempo específicos e incorpore recompensas positivas entre ellos. Tómate un café, ve a dar un paseo o date un capricho con el que realmente disfrutes. Esto ayuda a mantener la responsabilidad tanto en el desempeño de las tareas como en el cuidado personal. Algunos días no conseguirás completar todo. Sé amable contigo mismo y reconoce lo que has conseguido en lugar de centrarte en lo que no has hecho.

  1. Pida ayuda

A veces la procrastinación puede ser un síntoma de algo más. ¿Es su carga de trabajo manejable? ¿Se comunican eficazmente las tareas y los plazos? ¿Te encuentras con que te llenan de tareas a la vez con poco tiempo para completarlas? Si este es el caso, hable con su jefe y su equipo. Explora opciones alternativas para delegar, mejorar la comunicación y proteger las franjas horarias.

 

Referencias:

https://myva360.com/blog/13-proven-strategies-for-overcoming-procrastination-that-you-can-apply-right-now

https://www.allthingsadmin.com/5-reasons-admins-do-not-take-initiative/

https://www.mindtools.com/pages/article/newHTE_96.htm

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