Was ist Prokrastination?
Bevor wir beginnen, ist es wichtig zu klären, was genau Prokrastination ist und was sie nicht ist. Prokrastination ist die wissenschaftliche Bezeichnung für pathologisches Aufschiebeverhalten. Der Beruf der administrativen Assistenz erfordert ein gutes Zeitmanagement, Konzentration und die Fähigkeit zum Multitasking. Prokrastination ist der Feind! Viele Menschen verwechseln jedoch Prokrastination mit Faulheit. Diese Verwechslung ist nicht hilfreich und kann die Prokrastination weiter anheizen. Versagensängste, ein vermindertes Kompetenzgefühl und mangelndes Interesse können die Erledigung scheinbar einfacher Aufgaben behindern. Eine erdrückende Aufgabenliste, unklare Fristen und begrenztes Feedback können die Prokrastination noch verstärken. Prokrastination hat viele Ursachen. Zum Glück gibt es aber auch viele Lösungen.
Strategien zur Überwindung von Prokrastination:
- Erkennen Sie an, dass Sie prokrastinieren
Bei der Priorisierung von Aufgaben ist es leicht, sich einzureden, dass lästige Aufgaben weniger wichtig sind. Unbeabsichtigt suchen wir vielleicht nach zusätzlichen Aufgaben, um unangenehme Aufgaben auf der Liste nach unten zu schieben. Letztlich führt dies zu Stress und Panik, da Aufgaben bis zur letzten Minute aufgeschoben werden. Dadurch wird unsere Ideologie, dass diese Aufgaben gefürchtet sind, weiter gestärkt. Die Erkenntnis, dass wir eine Aufgabe vermeiden, ist der erste Schritt zur Aufgabenerledigung.
- Erforschen Sie die Ursachen für Ihre Prokrastination
Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um Ihre Barrieren zu erkennen. Haben Sie Angst zu versagen oder die Aufgabe nicht perfekt zu erledigen? Wurde Ihnen die Aufgabe und die Frist klar erklärt? Fühlt sich die Aufgabe unwichtig an oder hat sie keinen Wert? Hatten Sie früher Stress bei der Erledigung der Aufgabe und hat Sie das abgeschreckt? Sobald Sie die Hürden erkannt haben, können Sie damit beginnen, Strategien zu deren Überwindung zu entwickeln.
- Ungünstige Denkweisen direkt in Frage stellen
Perfektionismus und überkritisches Denken sind häufige Faktoren, die Prokrastination begünstigen. Identifizieren Sie diese Gedanken und bezeichnen Sie sie als nicht hilfreich. Stellen Sie sich vor, was ein erfolgreicher Abschluss einer Aufgabe bedeutet, und stellen Sie sich vor, wie Sie sich fühlen werden, wenn Sie die Aufgabe erledigt haben. Manchmal kann Aufschieben ein Zeichen dafür sein, dass Sie mit Ihrer psychischen Gesundheit im Allgemeinen zu kämpfen haben. Wenn dies der Fall ist, suchen Sie Unterstützung und kämpfen Sie nicht allein.
- Schützen Sie Ihre Zeit
Ablenkung ist ein wichtiger Faktor bei der Prokrastination. Schalten Sie Ihr Telefon auf lautlos und teilen Sie Ihren Kollegen und Kolleginnen mit, dass Sie sich bestimmte Zeitfenster für bestimmte Aufgaben vorbehalten. Je weniger Ablenkung Sie haben, desto besser können Sie sich auf die Aufgabe konzentrieren. So wird die Aufgabe nicht unnötig in die Länge gezogen und die Zufriedenheit mit der Aufgabe steigt.
- Intelligent arbeiten
Bevor Sie beginnen, sollten Sie sich Zeit nehmen, um die Aufgabe zu unterteilen und eine Strategie zu planen. Dies gewährleistet intelligentes Arbeiten und reduziert unnötige Zeitverluste. Es gibt nichts Schlimmeres, als eine Aufgabe falsch zu erledigen und sie dann noch einmal wiederholen zu müssen.
- Setzen Sie einen Partner zur Rechenschaftslegung ein
Wenn es Ihnen schwerfällt, Ihre eigene Verantwortlichkeit aufrechtzuerhalten, entwickeln Sie ein Buddy-System für den Feierabend. Nehmen Sie sich am Ende des Tages ein paar Minuten Zeit, um sich gegenseitig mitzuteilen, welche Aufgaben Sie an diesem Tag geplant und erledigt haben. Dies kann die Arbeitsmoral fördern und einen positiven Abschluss des Arbeitstages bilden.
- Positive Bestärkung ist der Schlüssel!
Wir Menschen haben ein angeborenes Bedürfnis, belohnt zu werden. Teilen Sie Ihre Aufgabenliste in bestimmte Zeitabschnitte ein und bauen Sie dazwischen positive Belohnungen ein. Holen Sie sich einen Kaffee, gehen Sie spazieren oder gönnen Sie sich etwas, das Ihnen wirklich Spaß macht. Auf diese Weise können Sie sowohl für die Erledigung von Aufgaben als auch für Ihre Selbstfürsorge Verantwortung übernehmen. An manchen Tagen werden Sie nicht alles erledigen können. Seien Sie nett zu sich selbst und erkennen Sie an, was Sie geschafft haben, anstatt sich auf das zu konzentrieren, was Sie nicht geschafft haben.
- Bitten Sie um Hilfe!
Manchmal kann Prokrastination ein Symptom für etwas anderes sein. Ist Ihr Arbeitspensum überschaubar? Werden Ihre Aufgaben und Fristen effektiv kommuniziert? Werden Sie mit Aufgaben überhäuft, für deren Erledigung Ihnen nur wenig Zeit bleibt? Wenn dies der Fall ist, sprechen Sie mit Ihrer Führungskraft und Ihrem Team. Suchen Sie nach alternativen Möglichkeiten der Delegation, verbesserter Kommunikation und geschützten Zeitfenstern.
References:
https://www.allthingsadmin.com/5-reasons-admins-do-not-take-initiative/
https://www.mindtools.com/pages/article/newHTE_96.htm
