Czym jest prokrastynacja?
Zanim zaczniemy, należy wyjaśnić, czym dokładnie jest prokrastynacja, a czym nie jest. Stanowiska asystenta administracyjnego wymagają dobrego zarządzania czasem, koncentracji i umiejętności wielozadaniowości. Prokrastynacja jest wrogiem! Wiele osób myli prokrastynację z lenistwem. Takie myślenie nie jest pomocne i może jeszcze bardziej podsycać prokrastynację. Strach przed porażką, obniżone poczucie kompetencji i brak zainteresowania mogą utrudniać wykonanie pozornie łatwych zadań. Przytłaczająca lista rzeczy do zrobienia, niejednoznaczne terminy i ograniczone informacje zwrotne mogą jeszcze bardziej napędzać prokrastynację. Prokrastynacja ma wiele przyczyn. Na szczęście istnieje też wiele rozwiązań.
Strategie Pokonywania Prokrastynacji:
- Przyznaj się, że prokrastynujesz
Podczas ustalania priorytetów łatwo jest przekonać siebie, że nudne zadania są mniej ważne. Nieświadomie możemy szukać dodatkowych zadań, aby zepchnąć nieprzyjemne zadania na niższą pozycję na liście. Ostatecznie prowadzi to do stresu i paniki, ponieważ zadania są pozostawiane na ostatnią chwilę. To jeszcze bardziej utwierdza nas w przekonaniu, że tych zadań należy się bać. Przyznanie się do tego, że unikamy zadania, jest pierwszym krokiem do jego wykonania.
- Zbadaj przyczyny prokrastynacji
Poświęć kilka minut na zidentyfikowanie swoich barier. Czy obawiasz się, że zawiedziesz lub nie wykonasz zadania perfekcyjnie? Czy zadanie i jego termin zostały jasno wyjaśnione? Czy zadanie wydaje Ci się nieważne lub bezwartościowe? Czy wcześniej wykonanie tego zadania było dla Ciebie stresujące i czy to Cię zniechęciło? Po zidentyfikowaniu barier można zacząć wdrażać strategie, które pozwolą je pokonać.
- Wyzwalaj się od niepotrzebnego myślenia
Perfekcjonizm i hiperkrytyczne myślenie są częstymi czynnikami sprzyjającymi prokrastynacji. Zidentyfikuj i oznacz te myśli jako nieprzydatne. Zastanów się, co oznacza pomyślne wykonanie zadania i wyobraź sobie, jak będziesz się czuł po jego wykonaniu. Czasami prokrastynacja może być oznaką ogólnych problemów ze zdrowiem psychicznym. W takim przypadku należy szukać wsparcia i nie walczyć z tym w samotności.
- Chroń swój czas
Rozproszenie uwagi jest kluczowym czynnikiem sprzyjającym prokrastynacji. Należy wyciszyć telefon i poinformować współpracowników o chronionym czasie przeznaczonym na konkretne zadania. Mając mniej czynników rozpraszających, będziesz w stanie lepiej skupić swoją uwagę. Dzięki temu zadanie nie będzie się niepotrzebnie przeciągać i zwiększy się satysfakcja z jego wykonania.
- Pracuj mądrze
Przed rozpoczęciem pracy należy poświęcić czas na podział zadania i zaplanowanie strategii. Zapewnia to inteligentną pracę i ogranicza niepotrzebną stratę czasu. Nie ma nic gorszego niż błędne wykonanie zadania, po którym trzeba je powtarzać od nowa.
- Korzystaj z pomocy kolegów
Jeśli masz trudności z utrzymaniem własnej odpowiedzialności, opracuj system pomocy koleżeńskiej na koniec dnia. Pod koniec dnia poświęćcie kilka chwil na podzielenie się ze sobą zadaniami, które zaplanowaliście i zrealizowaliście w danym dniu. Może to podnieść morale i stanowić pozytywne zakończenie dnia pracy.
- Kluczem jest pozytywne wzmocnienie!
Jako istoty ludzkie mamy wrodzoną potrzebę otrzymywania nagród. Podziel swoją listę rzeczy do zrobienia na konkretne przedziały czasowe, a w przerwach między nimi wprowadzaj pozytywne nagrody. Wypij kawę, idź na spacer lub zrób sobie coś, co naprawdę lubisz. Pomaga to utrzymać odpowiedzialność zarówno za wykonanie zadań, jak i za dbanie o siebie. W niektóre dni nie uda Ci się zrealizować wszystkich zadań. Bądź dla siebie miły i doceniaj to, co udało Ci się osiągnąć, zamiast skupiać się na tym, czego nie udało Ci się zrobić.
- Proś o pomoc!
Czasami prokrastynacja może być symptomem czegoś innego. Czy Twoje obciążenie pracą jest możliwe do opanowania? Czy skutecznie informujesz o swoich zadaniach i terminach? Czy zdarza się, że jesteś zasypywany zadaniami naraz i masz mało czasu na ich wykonanie? Jeśli tak jest, porozmawiaj ze swoim przełożonym i zespołem. Zastanów się nad alternatywnymi możliwościami delegowania zadań, lepszej komunikacji i chronionych przedziałów czasowych.
Bibliografia:
https://www.allthingsadmin.com/5-reasons-admins-do-not-take-initiative/
https://www.mindtools.com/pages/article/newHTE_96.htm
