Τι είναι η αναβλητικότητα;
Πριν ξεκινήσουμε, είναι σημαντικό να διευκρινίσουμε τι ακριβώς είναι η αναβλητικότητα και τι όχι. Οι ρόλοι των διοικητικών βοηθών απαιτούν πολύ καλή διαχείριση χρόνου, συγκέντρωση και ικανότητες επιτέλεσης πολλαπλών εργασιών ταυτόχρονα (multitasking). Η αναβλητικότητα είναι ο εχθρός! Πολλοί άνθρωποι συγχέουν την αναβλητικότητα με την τεμπελιά. Αυτή η ταύτιση δεν βοηθά και μπορεί να οδηγήσει στην ενίσχυση της αναβλητικότητας. Ο φόβος της αποτυχίας, η μειωμένη αίσθηση ικανότητας και η έλλειψη ενδιαφέροντος μπορούν να εμποδίσουν την ολοκλήρωση φαινομενικά εύκολων εργασιών. Η τεράστια λίστα εκκρεμών εργασιών, οι αόριστες προθεσμίες και τα ελάχιστα σχόλια ανατροφοδότησης, μπορούν να ενισχύσουν την αναβλητικότητα. Η αναβλητικότητα έχει πολλές αιτίες. Ευτυχώς, υπάρχουν και πολλές λύσεις.
Στρατηγικές για να ξεπεράσετε την αναβλητικότητα:
- Αναγνωρίστε ότι χρονοτριβείτε
Είναι εύκολο όταν θέτουμε προτεραιότητες να πείθουμε τους εαυτούς μας ότι οι δύσκολες εργασίες είναι λιγότερο σημαντικές. Μπορεί ακούσια να αναζητήσουμε επιπλέον εργασίες για να καθυστερήσουμε την ενασχόλησή μας με αυτές που είναι πιο δυσάρεστες εργασίες. Τελικά, αυτό οδηγεί σε άγχος και πανικό, καθώς καταλήγουν να γίνονται την τελευταία στιγμή. Αυτό ενισχύει περαιτέρω την ιδεολογία μας ότι πρέπει να φοβόμαστε αυτές τις εργασίες. Το να αναγνωρίσουμε ότι αποφεύγουμε μια εργασία είναι το πρώτο βήμα για την ολοκλήρωσή της.
- Εξερευνήστε τις αιτίες πίσω από την αναβλητικότητά σας
Αφιερώστε λίγα λεπτά για να εντοπίσετε τα εμπόδια. Φοβάστε μήπως αποτύχετε ή δεν ολοκληρώσετε τέλεια αυτό που πρέπει να κάνετε; Εξηγήθηκε σαφώς αυτό που σας ανατέθηκε και η προθεσμία του; Αισθάνεστε ότι είναι κάτι ασήμαντο ή ότι στερείται αξίας; Είχατε αγχωθεί στο παρελθόν κατά την ολοκλήρωση αυτής της εργασίας και αυτό σας κάνει να το καθυστερείτε; Μόλις εντοπίσετε τα εμπόδια, μπορείτε να αρχίσετε να εφαρμόζετε στρατηγικές για την αντιμετώπισή τους.
- Αντιμετωπίστε τις μη χρήσιμες σκέψεις από την αρχή
Η τελειομανία και η υπερβολική σκέψη είναι συχνοί παράγοντες που οδηγούν στην αναβλητικότητα. Προσδιορίστε και επισημάνετε αυτές τις σκέψεις ως μη χρήσιμες. Επαναπροσδιορίστε τι σημαίνει η επιτυχής ολοκλήρωση μιας εργασίας και φανταστείτε πώς θα νιώσετε όταν ολοκληρώσετε την εργασία. Μερικές φορές η αναβλητικότητα μπορεί να είναι ένα σημάδι ότι μπορεί να αντιμετωπίζετε προβλήματα με την ψυχική σας υγεία γενικότερα. Αν είναι έτσι, ζητήστε βοήθεια και μην παλεύετε μόνοι σας.
- Προστατέψτε το χρόνο σας
Η απόσπαση της προσοχής είναι βασικός παράγοντας στην αναβλητικότητα. Βάλτε το τηλέφωνό σας στο αθόρυβο και ενημερώστε τους συναδέλφους σας για την ακριβή ώρα κατά την οποία θα πρέπει να είστε συγκεντρωμένοι σε συγκεκριμένες εργασίες. Με λιγότερους περισπασμούς θα μπορείτε να συγκεντρωθείτε πιο εύκολα. Αυτό εξασφαλίζει ότι δεν θα καθυστερήσετε στην επιτέλεση της εργασίας καθώς και επίσης θα βελτιώσει την ολική σας ικανοποίηση.
- Εργαστείτε έξυπνα
Πριν ξεκινήσετε, αφιερώστε χρόνο για να αναλύσετε αυτό που έχετε να κάνετε και να σχεδιάσετε μια στρατηγική. Αυτό εξασφαλίζει ότι θα εργαστείτε με έξυπνο τρόπο και μειώνει την αχρείαστη σπατάλη χρόνου. Δεν υπάρχει τίποτα χειρότερο από την ολοκλήρωση μιας εργασίας με λάθος τρόπο και να πρέπει να την επαναλάβετε από την αρχή.
- Χρησιμοποιήστε έναν φίλο αφοσίωσης
Αν δυσκολεύεστε να διατηρήσετε τη δική σας αφοσίωση σε κάτι αναπτύξτε ένα σύστημα με τους φίλους σας στο τέλος της ημέρας. Στο τέλος της ημέρας αφιερώστε λίγα λεπτά για να μοιραστείτε μεταξύ σας αυτά που προγραμματίσατε και πετύχατε εκείνη την ημέρα. Αυτό μπορεί να ανεβάσει το ηθικό σας και να προσθέσει ένα θετικό στοιχείο στην εργάσιμη μέρα σας.
- Η ανταμοιβή είναι το κλειδί!
Ως ανθρώπινα όντα, έχουμε μια έμφυτη ανάγκη να λαμβάνουμε ανταμοιβές. Χωρίστε τη λίστα εργασιών σας σε συγκεκριμένα χρονικά πλαίσια και ενσωματώστε ανταμοιβές μεταξύ των εργασιών. Πιείτε έναν καφέ, πηγαίνετε μια βόλτα ή απολαύστε κάτι που σας αρέσει πραγματικά. Αυτό βοηθά στη διατήρηση της αφοσίωσης τόσο για την εκτέλεση των εργασιών όσο και για την φροντίδα του εαυτού μας. Κάποιες μέρες δεν θα ολοκληρώσουμε όλα όσα έχουμε να κάνουμε. Να είστε καλοί με τον εαυτό σας και να αναγνωρίσετε αυτό που πετύχατε αντί να εστιάσετε σε αυτό που δεν πετύχατε.
- Ζητήστε βοήθεια!
Μερικές φορές η αναβλητικότητα μπορεί να είναι σύμπτωμα κάτι άλλου. Μπορείτε να διαχειριστείτε τον φόρτο εργασίας σας; Σας ανατίθενται με αποτελεσματικό τρόπο τα καθήκοντα και οι προθεσμίες σας; Βρίσκετε τον εαυτό σας χαμένο μέσα σε μια στοίβα από πράγματα που σας ανατίθενται ταυτόχρονα με ελάχιστο χρόνο για να τα ολοκληρώσετε; Σε αυτή την περίπτωση, μιλήστε με τον υπεύθυνο και την ομάδα σας. Εξερευνήστε εναλλακτικές επιλογές για την ανάθεση, τη βελτίωση της επικοινωνίας και τον χρόνο που χρειάζεται να αφιερώσετε.
Παραπομπές:
https://www.allthingsadmin.com/5-reasons-admins-do-not-take-initiative/
https://www.mindtools.com/pages/article/newHTE_96.htm
