Assistants administratifs : Surmonter la procrastination

Qu’est-ce que la procrastination ?

Avant de commencer, il est important de préciser ce qu’est exactement la procrastination et ce qu’elle n’est pas. Les fonctions d’assistant(e) administratif(ve) exigent une bonne gestion du temps, de la concentration et la capacité de mener plusieurs tâches de front. La procrastination est un ennemi ! De nombreuses personnes confondent procrastination et paresse. Cette façon de voir les choses n’est pas utile et peut alimenter la procrastination. La peur de l’échec, un sentiment réduit de compétence et un manque d’intérêt peuvent empêcher l’accomplissement de tâches apparemment faciles. Une liste de choses à faire trop longue, des délais ambigus et un feedback limité peuvent alimenter la procrastination. Cette dernière a de nombreuses causes. Heureusement, il existe aussi de nombreuses solutions.

Stratégies pour surmonter la procrastination :

  1. Reconnaissez que vous procrastinez

Lors de la priorisation des tâches, il est facile de se convaincre que les tâches fastidieuses sont moins importantes. Sans le vouloir, nous pouvons rechercher des tâches supplémentaires pour repousser les tâches désagréables au bas de la liste. En fin de compte, cela conduit au stress et à la panique car les tâches sont laissées à la dernière minute. Cela renforce encore notre idéologie selon laquelle ces tâches sont à redouter. Reconnaître que l’on évite une tâche est le premier pas vers l’accomplissement de cette-ci.

  1. Explorez les causes de votre procrastination

Prenez quelques minutes pour identifier vos obstacles. Avez-vous peur d’échouer ou de ne pas accomplir la tâche parfaitement ? La tâche et son échéance ont-elles été clairement expliquées ? La tâche vous semble-t-elle sans importance ou sans valeur ? Avez-vous déjà eu des difficultés à accomplir cette tâche et cela vous a-t-il découragé ? Une fois que vous avez identifié les obstacles, vous pouvez commencer à mettre en place des stratégies pour les surmonter.

  1. Remettez directement en question les pensées inutiles

Certains facteurs, comme le perfectionnisme et la pensée hypercritique, favorisent la procrastination. Identifiez ces pensées et qualifiez-les d’inutiles. Recadrez la signification de la réussite d’une tâche et visualisez ce que vous ressentirez une fois la tâche terminée. Parfois, la procrastination peut être le signe que vous avez des problèmes de santé mentale plus généraux. Si c’est le cas, demandez de l’aide et ne luttez pas seul.

  1. Protégez votre temps

La distraction est un élément clé de la procrastination. Mettez votre téléphone en mode silencieux et informez vos collègues des créneaux horaires que vous réservez à des tâches spécifiques. En réduisant les distractions, vous serez mieux à même de concentrer votre attention. Vous éviterez ainsi que la tâche ne s’éternise inutilement et vous serez plus satisfait de votre travail.

  1. Travaillez intelligemment

Avant de commencer, prenez le temps de décomposer la tâche et de planifier une stratégie. Cela permet de travailler intelligemment et de réduire les pertes de temps inutiles. Il n’y a rien de pire que d’effectuer une tâche de manière incorrecte et de devoir la recommencer.

  1. Utilisez un partenaire de responsabilité

Si vous avez du mal à vous responsabiliser, mettez en place un système de jumelage en fin de journée. À la fin de la journée, prenez quelques instants pour discuter entre vous des tâches que vous avez planifiées et réalisées ce jour-là. Cela peut soutenir le moral des troupes et donner une conclusion positive à votre journée de travail.

  1. Le renforcement positif est essential !

En tant qu’êtres humains, nous avons un besoin inné de recevoir des récompenses. Répartissez votre liste de choses à faire dans des délais précis et intégrez des récompenses positives entre les créneaux. Prenez un café, faites une promenade ou offrez-vous quelque chose que vous aimez vraiment. Cela vous aidera à rester responsable de l’exécution de vos tâches et à prendre soin de vous. Certains jours, vous n’arriverez pas à tout faire. Soyez indulgent envers vous-même et reconnaissez ce que vous avez accompli plutôt que de vous concentrer sur ce que vous n’avez pas fait.

  1. Demandez de l’aide !

Parfois, la procrastination peut être le symptôme de quelque chose d’autre. Votre charge de travail est-elle gérable ? Vos tâches et vos échéances vous sont-elles communiquées efficacement ? Vous arrive-t-il de vous retrouver confronté à une multitude de tâches en même temps, avec peu de temps pour les achever ? Si c’est le cas, parlez-en à votre responsable et à votre équipe. Examinez les autres possibilités de délégation, d’amélioration de la communication et de protection des créneaux horaires.

Références:

https://myva360.com/blog/13-proven-strategies-for-overcoming-procrastination-that-you-can-apply-right-now

https://www.allthingsadmin.com/5-reasons-admins-do-not-take-initiative/

https://www.mindtools.com/pages/article/newHTE_96.htm

 

 

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