Wenn Sie darüber nachdenken, als virtuelle Assistenz zu arbeiten und begonnen haben, darüber zu sprechen, haben Sie vielleicht einige Augenbrauen gesehen, die verwirrt als Antwort hochgezogen wurden. Also: was können Sie Freunden und Familie sagen, wenn Sie über Ihren Job sprechen? Eine allgemeine Definition könnte sein: Virtuelle Assistent:innen bieten anderen Geschäftsleuten administrative, kreative oder technische Supportdienste an.
Je nachdem, in welchem Bereich Sie sich spezialisieren, variieren Ihre Aufgaben und somit ändert sich auch Ihre Stellenbeschreibung selbst.
Im Folgenden finden Sie verschiedene Bereiche, in denen VAs arbeiten können. Wenn Sie selbst einige der unten aufgeführten Aufgaben übernehmen, können Sie Ihren Freunden und Familienmitgliedern bereits mitteilen, in welchen Bereichen Sie tätig sind:
- Administrative Leitung
Entwicklung verschiedener Dokumente und Arbeit mit Office 365, Terminplanung, Telefonieren, Verwalten von Reisevorbereitungen, Organisieren von Kalendern
- Organisationsmanagement
Erstellung von Projektplänen
- Community-Management
Interaktion mit (potenziellen) Kunden, Überwachung von Online-Aktivitäten und dem Unternehmen / der Marke, Beziehungsaufbau zu Kunden und Branchenfachkräften
- Buchhaltung
Budgetplanung und – verwaltung, Nachverfolgung der Ausgaben
- Eventmanagement
Herunterladen und Versenden von Einladungen, Finden des richtigen Veranstaltungsortes, Buchung von Catering, Dekoration, Referierenden
- E-Mail-Marketing
- Social Media Management
Content-Erstellung, Kommunikation mit Followern, Pflege eines Beitragsplans, Analyse von Daten
- Schreiben von Inhalten/Texten
Blog-Schreiben, Erstellung von Lernmaterialien, Bereitstellung von Inhalten für Werbung, Slogans und Werbesprüchen, Websites, Broschüren, Artikeln, Videoskripten usw.
- Grafikdesign
Gestaltung von grafischem Kommunikationsmaterial (Logos, Website-Design, Branding-Design); Podcast-Erstellung
- Video – und Audiobearbeitung
Erstellen eines ansprechenden Videoprodukts aus Rohmaterial.
- Websiteverwaltung
Website-Einrichtung, Content-Posting, Betreuung der Kundschaft, Wartung der Website
Neben Ihren angebotenen Dienstleistungen gibt es noch einige weitere Aktivitäten, die Sie erwähnen sollten, wenn Sie Ihren Beruf als virtueller Assistent beschreiben. Sofern Sie keine der folgenden Aktivitäten auslagern, sind Sie auch:
- Ein:e Zeit- und Selbstmanager:in
Als virtueller Assistent arbeiten Sie von zu Hause aus und wählen die Aufgaben, die Sie selbst übernehmen möchten. Das bedeutet, dass Sie auch Ihre eigene Zeit, Ressourcen und auch Ihre Work-Life-Balance im Auge behalten müssen. Um als einsatzorientierte:r Selbstständige:r arbeiten zu können, benötigen Sie ein hohes Maß an Selbstmanagement.
- Ihr eigener IT-Support
Wenn Sie als VA von zu Hause aus arbeiten, benötigen Sie natürlich einige technische Geräte, um mit Ihrer Kundschaft zu kommunizieren, aber auch um Ihre eigentliche Arbeit zu erledigen. Das bedeutet, dass Sie sich selbst darum kümmern müssen, wenn Ihre Geräte und die von Ihnen verwendeten Online-Tools nicht richtig funktionieren. Die Fehlersuche innerhalb der technischen Struktur gehört also auch zu Ihrer Arbeit.
- Ihre Marketingabteilung
Sie müssen für Ihre (potenziellen) Kunden sichtbar sein. Daher benötigen Sie eine digitale Präsenz – entweder auf verschiedenen Webseiten oder über Social-Media-Kanäle. Und diese müssen auch aktualisiert werden. Das bedeutet, dass Sie eine Marketingabteilung vertreten, um sich und Ihre Aktivitäten sichtbar zu machen, damit Sie mehr Aufträge erhalten.
- Ihre Buchhaltungsabteilung
Jede selbstständig arbeitende Person muss seine Rechnungen bezahlen, muss Steuern zahlen und natürlich Zahlungseingänge von der Kundschaft überwachen und ordnungsgemäß abrechnen. Jetzt gibt es natürlich die Möglichkeit, Unterstützung von einem Buchhalter bzw. einer Buchhalterin zu erhalten – aber gerade am Anfang möchten Sie vielleicht diese zusätzlichen Ausgaben reduzieren.
Hier sehen Sie nun, für wie viele verschiedene Aufgaben und Rollen Sie verantwortlich sind. Wenn Sie das nächste Mal mit Verwandten und Freunden sprechen, sollten Sie sie darüber informieren.
Zusammenfassend: Sie sind eine Fachkraft im *Arbeitsfeld einfügen* und erledigen verschiedene Aufgaben für Ihre Kundschaft wie z.B. *einige Aufgaben einfügen* und vieles mehr. Sie arbeiten aus der Ferne und sind möglicherweise selbstständig. Daher besitzen Sie Ihr eigenes Geschäft und sind Ihre eigene Führungskraft.
Ein Beispiel: Sie sind eine Fachkraft im Eventmanagement und übernehmen für Ihre Kundschaft verschiedene Aufgaben, wie z.B. das Entwickeln und Versenden von Einladungen, das Finden der richtigen Location, die Buchung von Catering, die Dekoration, Referierenden und vieles mehr. Sie arbeiten aus der Ferne und sind möglicherweise selbstständig. Daher besitzen Sie Ihr eigenes Geschäft und sind Ihre eigene Führungskraft.
Referenzen:
https://www.wework.com/ideas/professional-development/business-solutions/what-is-a-virtual-assistant#what-does-a-virtual-assistant-do
